Deklaracje i wpłaty PFRON
Przygotowujemy dokumenty w systemie e-PFRON2, sprawdzamy dane o zatrudnieniu i ulgach, kontrolujemy status wysyłki oraz zgodność deklaracji z płatnością. Pracodawca wie, jaki dokument składa, z czego wynika kwota i co zostało przyjęte przez Fundusz.
e-PFRON2 służy do deklaracji, informacji i wpłat. Dofinansowania do wynagrodzeń obsługuje SODiR.
Najkrótsza odpowiedź
To comiesięczne ustalenie obowiązku firmy wobec PFRON, dobranie właściwej deklaracji albo informacji, przygotowanie danych, złożenie dokumentu oraz sprawdzenie jego statusu. Jeżeli powstaje wpłata, kontrolujemy również zgodność kwoty, okresu i tytułu przelewu. Samo kliknięcie „wyślij” jest ostatnim krokiem — najwięcej ryzyka powstaje wcześniej, przy ustalaniu zatrudnienia, wskaźników i prawa do obniżeń.
Dwa różne procesy
Rozdzielenie tych obowiązków porządkuje odpowiedzialność działu kadr, płac i księgowości oraz ogranicza pomyłki w terminach.
e-PFRON2
W tym systemie pracodawcy składają między innymi deklaracje DEK, informacje INF, dokumenty ewidencyjne oraz dokumenty związane z obniżeniem wpłat. System pokazuje status dokumentu i umożliwia obsługę płatności.
SODiR
SODiR służy do wniosków o miesięczne dofinansowanie wynagrodzeń, takich jak Wn-D i INF-D-P. Dane kadrowe mogą się częściowo pokrywać, jednak dokumenty, terminy i cel rozliczenia są inne.
Punkty kontrolne
Każdy przypadek wymaga sprawdzenia sytuacji pracodawcy. Poniższe wartości są punktami orientacyjnymi, a nie automatycznym rozstrzygnięciem obowiązku.
20. dzień
Co do zasady do tego dnia następnego miesiąca należy terminowo dokonać obowiązkowej wpłaty na PFRON.
25 etatów
To podstawowy próg zatrudnienia, od którego u wielu pracodawców analizuje się obowiązek wpłat i wymagany wskaźnik.
UPP
Poświadczenie i status dokumentu są dowodem wykonania wysyłki; samo zapisanie formularza nie kończy procesu.
Stan informacji: 28 września 2026 r. W przypadku zmian w zatrudnieniu, statusie pracodawcy lub korzystaniu z ulg zakres dokumentów może zmienić się już w kolejnym miesiącu.
Dla kogo
Sprawdzamy moment powstania obowiązku, właściwy wskaźnik zatrudnienia oraz to, czy firma powinna składać deklarację, informację czy dokument ewidencyjny.
Nowe zatrudnienia, rozwiązania umów, zmiany wymiaru czasu pracy i orzeczeń wpływają na wartości wykazywane w dokumentach za konkretny miesiąc.
Kontrolujemy powiązanie informacji INF-U i INF-1-u z deklaracją, ewidencją oraz rzeczywistym sposobem wykorzystania obniżenia.
Zakres usługi
Zakres ustalamy po rozpoznaniu statusu pracodawcy. Nie każda firma potrzebuje tych samych formularzy ani tego samego obiegu danych.
Weryfikujemy, czy za dany okres właściwa jest deklaracja DEK, informacja INF, dokument ewidencyjny lub załącznik dotyczący obniżenia wpłaty.
Sprawdzamy stany i etaty, osoby uwzględniane w poszczególnych polach oraz dane potrzebne do wyliczenia wskaźników.
Analizujemy podstawę obliczenia, zastosowane obniżenia oraz zgodność kwoty do zapłaty z dokumentem za właściwy okres.
Formularz przygotowujemy na podstawie zatwierdzonych danych. Wysyłka następuje zgodnie z ustalonym zakresem upoważnienia i obiegiem akceptacji.
Sprawdzamy, czy dokument został przyjęty, pozostaje w weryfikacji czy wymaga reakcji. Archiwizujemy status i dostępne poświadczenie.
Jeżeli dane ulegną zmianie albo system odrzuci dokument, ustalamy przyczynę, przygotowujemy poprawną wersję i porządkujemy ślad dokumentacyjny.
Stały rytm pracy
Ustalamy konkretne daty przekazania danych i akceptacji. Dzięki temu rozliczenie nie zaczyna się w dniu terminu.
01
Klient przekazuje uzgodniony raport kadrowo-płacowy, informacje o orzeczeniach, ulgach i zmianach wpływających na rozliczenie.
02
Porównujemy dane z poprzednim okresem, wyjaśniamy nietypowe zmiany i sprawdzamy, czy nie zmienił się rodzaj obowiązku.
03
Wypełniamy właściwy formularz i przekazujemy klientowi czytelne podsumowanie podstawy, kwoty oraz zastosowanych obniżeń.
04
Po zatwierdzeniu dokument trafia do systemu. Kontrolujemy status zamiast zakładać, że sam moment wysłania oznacza przyjęcie.
05
Weryfikujemy powiązanie wpłaty z okresem i deklaracją oraz porządkujemy dokument, status i potwierdzenie w miesięcznej teczce.
Dokument dobrany do faktycznego statusu firmy
Dokumenty w systemie
e-PFRON2 obsługuje wiele dokumentów: miesięczne deklaracje DEK-1-0, DEK-1-a i DEK-1-b, dokumenty dotyczące obniżeń, formularze roczne i ewidencyjne, a także informacje INF. Wybór zależy między innymi od liczby etatów, rodzaju pracodawcy, osiąganego wskaźnika i tego, czy firma korzysta z ulg lub je wystawia.
Dlatego przed pierwszym miesiącem obsługi tworzymy kartę obowiązków firmy. Później aktualizujemy ją, gdy zmienia się zatrudnienie, dane ewidencyjne albo sposób rozliczenia.
Najczęstsze ryzyka
Błąd w jednym polu może zmienić rodzaj dokumentu, wysokość wpłaty albo spowodować odrzucenie formularza.
Deklaracja i informacja mają inne zastosowanie. Sprawdzamy obowiązek przed rozpoczęciem wypełniania dokumentu.
Wartość osób i etatów musi odpowiadać zasadom dla danego pola, a nie wyłącznie liczbie nazwisk na liście płac.
Data obowiązywania dokumentu może wpływać na wskaźnik w konkretnym okresie sprawozdawczym.
Weryfikujemy dokument źródłowy, moment nabycia prawa i limit wykorzystania zamiast przepisywać samą kwotę.
Kwota, okres, tytuł i rachunek muszą pozwolić na prawidłowe przypisanie płatności do zobowiązania.
Dokument zapisany lub wysłany nie zawsze oznacza dokument przyjęty. Sprawdzamy wynik przetwarzania i poświadczenie.
Jasna odpowiedzialność
Pierwszy miesiąc zaczynamy od diagnozy
Podczas krótkiej rozmowy ustalimy status firmy, dotychczasowy sposób rozliczeń i listę danych potrzebnych do rozpoczęcia obsługi. Jeżeli widzimy ryzyko w poprzednich okresach, oddzielamy bieżące rozliczenie od audytu historycznego.
Pytania i odpowiedzi
Odpowiedzi dotyczą typowych sytuacji. Ostateczny zakres obowiązków ustalamy na podstawie danych konkretnego pracodawcy i okresu sprawozdawczego.
Nie. e-PFRON2 obsługuje deklaracje, informacje i dokumenty związane z wpłatami na Fundusz. SODiR służy między innymi do składania wniosków o dofinansowanie wynagrodzeń. Firma może korzystać z obu systemów, ale dla różnych procesów.
Nie można przyjąć takiej zasady bez sprawdzenia sytuacji firmy. Próg 25 etatów jest kluczowy dla podstawowego obowiązku wpłat, ale inne role pracodawcy — na przykład związane z wystawianiem informacji o obniżeniu wpłat — mogą tworzyć odrębne obowiązki dokumentacyjne.
Co do zasady wpłatę należy wykonać do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał obowiązek. Przed płatnością trzeba jednak ustalić właściwy dokument, kwotę, okres i rachunek odpowiedni dla rodzaju deklaracji.
Według informacji PFRON elektroniczne deklaracje i informacje przekazuje się przez system e-PFRON2. E-mail ani e-Doręczenia nie zastępują tego kanału dla dokumentów obsługiwanych przez system.
Należy sprawdzić listę dokumentów złożonych, status przetwarzania oraz dostępne urzędowe poświadczenie. Dlatego po wysyłce nie zamykamy zadania, dopóki wynik procesu nie zostanie zweryfikowany.
Najpierw ustalamy przyczynę: błąd techniczny, brak danych, niewłaściwy dokument albo niespójność wartości. Następnie przygotowujemy poprawną wersję, ponawiamy proces zgodnie z uprawnieniami i dokumentujemy podjęte działania.
Tak, jeżeli taki zakres ustalimy. Możemy kontrolować kwotę, okres, tytuł i rachunek oraz zgodność płatności z deklaracją. Sam przelew pozostaje po stronie klienta, chyba że strony ustalą odmienny, zgodny z uprawnieniami model.
Tak. Najpierw ustalamy liczbę okresów i przyczynę rozbieżności, a następnie oddzielamy bieżącą obsługę od projektu korekt. Pozwala to nie blokować aktualnych terminów pracą nad historią.
Powiązane obszary
Treść zweryfikowano 28 września 2026 r. na podstawie informacji Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych. Materiał ma charakter informacyjny i nie zastępuje analizy dokumentów konkretnego pracodawcy.
