Pracodawca może ubiegać się o miesięczne dofinansowanie do wynagrodzenia pracownika z niepełnosprawnością, jeżeli spełnia warunki ustawy, prawidłowo i terminowo poniósł koszty płacy, posiada wymagane dokumenty oraz składa Wn-D z informacją INF-D-P. Wniosek składa się co do zasady do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczy, ale dopiero po wypłacie wynagrodzenia pracownikowi.
Od czego zacząć, zanim otworzysz SODiR
Najpierw trzeba ustalić, czy pracownik i pracodawca spełniają warunki do pomocy. PFRON obejmuje dofinansowaniem osoby zatrudnione zgodnie z przepisami prawa pracy, między innymi na umowę o pracę. Umowa zlecenia i umowa o dzieło nie tworzą prawa do tego dofinansowania. Dodatkowe ograniczenie dotyczy pracownika z ustalonym prawem do emerytury, zaliczonego do lekkiego albo umiarkowanego stopnia niepełnosprawności.
Pracodawca powinien posiadać dokument potwierdzający status osoby z niepełnosprawnością i prawidłowo ustalić okres, za który pracownik może być wykazywany. Gdy firma zatrudnia co najmniej 25 etatów, musi ponadto osiągać co najmniej 6-procentowy wskaźnik zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami, aby otrzymywać dofinansowania. Dla pracodawcy z otwartego rynku, zatrudniającego poniżej 25 etatów, ten warunek wskaźnika nie ma zastosowania.
Jakie są maksymalne kwoty dofinansowania
Według aktualnej informacji PFRON kwoty obowiązujące od okresu sprawozdawczego lipiec 2024 r. wynoszą miesięcznie przy pełnym etacie:
- 2760 zł — stopień znaczny,
- 1550 zł — stopień umiarkowany,
- 575 zł — stopień lekki.
W przypadku określonych schorzeń szczególnych kwoty zwiększają się odpowiednio do 4140 zł, 2585 zł i 1265 zł. Informacja o schorzeniu musi wynikać z dokumentu w sposób dopuszczony przez PFRON. Są to wartości maksymalne. Przy części etatu są proporcjonalnie zmniejszane, a ostateczna wypłata zależy również od kosztów płacy i rodzaju pracodawcy.
Koszty płacy i limit 75% albo 90%
Dla pracodawcy prowadzącego działalność gospodarczą miesięczne dofinansowanie nie może przekroczyć 75% poniesionych kosztów płacy. Dla pracodawcy nieprowadzącego działalności gospodarczej limit wynosi 90%. PFRON zalicza do kosztów płacy między innymi wynagrodzenie brutto oraz obowiązkowe składki pracodawcy wskazane w zasadach programu. Nie każdy przelew związany z pracownikiem jest jednak kosztem kwalifikowanym. Zasiłki, odprawy czy świadczenia o określonym charakterze mogą wymagać wyłączenia.
Ostatecznie należy przyjąć najniższą z właściwych wartości: limitu kwotowego wynikającego ze stopnia i etatu, kosztów płacy pomniejszonych o inną pomoc do tych samych kosztów oraz limitu 75% lub 90%. Dlatego mechaniczne wpisanie stawki przypisanej do stopnia nie daje jeszcze prawidłowej kwoty do wypłaty.
Termin i komplet dokumentów
Wn-D wraz z INF-D-P oraz właściwym formularzem dotyczącym pomocy publicznej składa się do 25. dnia następnego miesiąca. Gdy ten dzień przypada w sobotę, niedzielę lub dzień ustawowo wolny, termin przesuwa się zgodnie z zasadami opisanymi przez PFRON. Wniosek można wysłać po faktycznej wypłacie wynagrodzenia — nie wcześniej.
W 2026 r. należy dodatkowo zwracać uwagę na aktualny wzór formularza INF-O-PP obowiązujący przy wnioskach i korektach nadawanych od 1 czerwca 2026 r. System i procedura wewnętrzna powinny zostać zaktualizowane przed pierwszym rozliczeniem według nowego wzoru.
Miesięczna lista kontroli przed Wn-D
- ważność orzeczenia i poprawnie ustalony okres wykazywania pracownika,
- wymiar etatu i ewentualne zatrudnienie u innych pracodawców,
- terminowa wypłata wynagrodzenia oraz opłacenie wymaganych składek,
- koszty płacy zgodne z listą płac i przelewami,
- brak podwójnego finansowania tych samych kosztów,
- prawidłowy wskaźnik zatrudnienia, jeśli firma ma co najmniej 25 etatów,
- efekt zachęty, gdy jest wymagany,
- zgodność Wn-D i INF-D-P z kartoteką pracownika.
Co robić, gdy termin został przekroczony
PFRON przewiduje możliwość wniosku o przywrócenie terminu, ale nie dzieje się to automatycznie. Trzeba zareagować w ciągu 7 dni od ustania przyczyny uchybienia, wykazać brak winy i jednocześnie złożyć właściwy wniosek o dofinansowanie. To procedura awaryjna, nie substytut kalendarza kontroli.