Audyt PFRON przed kupnem lub sprzedażą firmy powinien odtworzyć rozliczenia z dokumentów źródłowych, a nie ograniczać się do potwierdzenia salda w księgach. Trzeba połączyć dane kadrowe, listy płac, orzeczenia, deklaracje e-PFRON2, wnioski SODiR, ulgi INF-U, pomoc publiczną i płatności. Wynik powinien wskazywać kwotę ryzyka, okres, podstawę i sposób naprawy.
Dlaczego PFRON pojawia się w due diligence
Rozliczenia PFRON łączą kilka obszarów, które w firmie są zwykle rozdzielone: kadry, płace, księgowość, umowy handlowe i pomoc publiczną. Błąd może więc nie być widoczny w samej księdze głównej. Dofinansowanie mogło zostać zaksięgowane prawidłowo, choć dokumentacja konkretnego pracownika nie potwierdzała wszystkich warunków. Z kolei wpłata mogła zostać wykonana, ale na podstawie nieprawidłowego stanu zatrudnienia.
Nabywca przejmuje spółkę z historią jej dokumentów i procesów. Sprzedający chce natomiast ograniczyć ryzyko obniżenia ceny, zatrzymania części płatności lub szerokich zapewnień w umowie. Dobrze przygotowany audyt jest więc narzędziem obu stron — pod warunkiem, że jasno oddziela potwierdzone nieprawidłowości od braków dokumentacyjnych i pytań wymagających wyjaśnienia.
Zakres podstawowy
- obowiązek wpłat i prawidłowość wskaźników zatrudnienia,
- deklaracje oraz informacje składane w e-PFRON2,
- wnioski Wn-D i INF-D-P wraz z kosztami płacy,
- ważność orzeczeń i daty ich wpływu,
- efekt zachęty oraz siatki wakatów,
- terminowość wynagrodzeń i składek objętych warunkami pomocy,
- otrzymane oraz udzielone ulgi INF-U,
- formularze pomocy publicznej i de minimis,
- korespondencja, wezwania, korekty, decyzje i kontrole PFRON.
Nie zaczynaj od próby losowej
Próba dokumentów ma sens dopiero po zmapowaniu całej populacji. Najpierw warto przygotować tabelę miesięcy, liczby pracowników objętych dofinansowaniem, wartości otrzymanej pomocy, wpłat i ulg. Dopiero z takiej mapy wybiera się okresy podwyższonego ryzyka: dużą rotację, zmianę systemu kadrowego, reorganizację, przejęcie pracowników, korekty lub skok wartości dofinansowań.
Jeśli próba zostanie wybrana wyłącznie z miesięcy spokojnych, wynik może wyglądać dobrze, ale nie odpowie na pytanie transakcyjne. Celem nie jest znalezienie reprezentatywnego dokumentu, lecz zidentyfikowanie mechanizmu, który może powtarzać się w całym badanym okresie.
Jak opisać ustalenie w raporcie
Każde ustalenie powinno zawierać pięć elementów: fakt, podstawę, okres, możliwy skutek finansowy i rekomendację. Sformułowanie „brak siatek wakatów” jest zbyt ogólne. Lepszy zapis wskazuje, których pracowników dotyczy brak, czy efekt zachęty można potwierdzić metodą ilościową, jaka kwota dofinansowań jest związana z przypadkami oraz jakich dokumentów brakuje do zamknięcia analizy.
Warto stosować trzy poziomy wyniku: ryzyko potwierdzone, ryzyko warunkowe i brak dowodu bez możliwości oszacowania. Pozwala to uniknąć traktowania każdej luki archiwalnej jak pewnego zobowiązania, a jednocześnie nie ukrywa problemu przed nabywcą.
Jak wynik wpływa na transakcję
Ustalenia mogą prowadzić do korekt przed zamknięciem, zatrzymania części ceny, odrębnego odszkodowania, szczególnego zapewnienia sprzedającego albo obowiązku dostarczenia dokumentów po transakcji. Dobór mechanizmu należy do doradców prawnych i finansowych, ale raport PFRON powinien dostarczyć im konkretne liczby, okresy i scenariusze.
Data room: minimalny porządek
- foldery miesięczne z jednolitym nazewnictwem,
- osobny indeks pracowników i orzeczeń,
- rejestr wysyłek i urzędowych potwierdzeń,
- tabela korekt z powodem oraz skutkiem,
- rejestr pytań nabywcy i odpowiedzi właściciela danych,
- wersjonowanie raportów i kalkulacji.