Efekt zachęty ma pokazać, że pomoc publiczna rzeczywiście wsparła zatrudnienie pracownika z niepełnosprawnością. Najczęściej wykazuje się go metodą ilościową — przez wzrost zatrudnienia ogółem w miesiącu zatrudnienia względem średniej z 12 poprzednich miesięcy — albo metodą jakościową, gdy pracownik obejmuje wakat zwolniony przez inną osobę w warunkach dopuszczonych przez ustawę.
Efekt zachęty bada się dla konkretnego zatrudnienia
Nie wystarczy ogólne stwierdzenie, że firma zwiększa zatrudnienie osób z niepełnosprawnościami. Analiza dotyczy konkretnego pracownika i miesiąca, w którym rozpoczął pracę. Jeśli umowę podpisano w innym miesiącu niż miesiąc rozpoczęcia pracy, PFRON wskazuje, że badanie wykonuje się dla miesiąca rozpoczęcia pracy. Dokument potwierdzający świadomość zatrudniania osoby z niepełnosprawnością powinien być dostępny najpóźniej w wymaganym momencie wynikającym z zasad Funduszu.
Błąd na wejściu może pozostać niewidoczny przez lata, ponieważ system wypłaca kolejne miesięczne dofinansowania. Dlatego karta efektu zachęty powinna powstać przed pierwszym wnioskiem, a nie dopiero przy kontroli.
Metoda ilościowa: wzrost netto zatrudnienia
W metodzie ilościowej porównuje się stan zatrudnienia ogółem w miesiącu podjęcia pracy przez osobę z niepełnosprawnością z przeciętnym zatrudnieniem ogółem z 12 miesięcy poprzedzających ten miesiąc. PFRON w odpowiedziach do Wn-D wyjaśnia, że dla okresów od stycznia 2015 r. istotny jest wzrost netto zatrudnienia ogółem.
Obliczenie wymaga stabilnej serii 13 miesięcy: miesiąca badanego i 12 miesięcy bazowych. Każdy miesiąc musi być liczony według właściwych zasad. Brak jednego archiwalnego raportu, błędne wyłączenie pracownika albo zaokrąglenie średniej może zmienić wynik. W grupach podmiotów powiązanych mogą pojawić się dodatkowe wymogi dotyczące uwzględnienia zatrudnienia w podmiotach powiązanych, dlatego takiej sytuacji nie należy rozstrzygać na podstawie samego raportu jednej spółki.
Metoda jakościowa: wakat po innym pracowniku
Gdy nie ma wzrostu zatrudnienia, można zbadać metodę jakościową. Chodzi o sytuację, w której pracownik z niepełnosprawnością obejmuje wakat zwolniony przez innego pracownika z jednej z przyczyn dopuszczonych w art. 26b ustawy. PFRON podkreśla również znaczenie tożsamości stanowiska i zakresu obowiązków. Nie wystarczy, że w tym samym kwartale ktoś odszedł z firmy.
„Siatka wakatów” to robocze zestawienie, które łączy odejście poprzedniego pracownika z przyjęciem kolejnej osoby. Powinna wskazywać stanowisko, komórkę organizacyjną, zakres obowiązków, wymiar etatu, datę i podstawę zakończenia poprzedniej umowy, datę obsadzenia wakatu oraz dokumenty źródłowe. Jeżeli nazwy stanowisk są różne, trzeba wykazać rzeczywisty zakres zadań, a nie dopisywać podobieństwo po fakcie.
Co powinna zawierać karta efektu zachęty
- dane pracownika i data rozpoczęcia pracy,
- podstawa oraz data posiadania dokumentu o niepełnosprawności,
- wyliczenie stanu zatrudnienia w miesiącu zatrudnienia,
- wyliczenia każdego z 12 miesięcy bazowych i średnia,
- wynik metody ilościowej z opisem zastosowanych wyłączeń,
- jeśli potrzeba — karta wakatu i dokument zakończenia poprzedniego zatrudnienia,
- porównanie zakresów obowiązków,
- podpis osoby przygotowującej i sprawdzającej analizę.
Kiedy metoda jakościowa nie naprawi problemu
Metoda jakościowa nie jest dowolną alternatywą dla każdej sytuacji bez wzrostu zatrudnienia. Musi istnieć realny wakat po innej osobie, zwolniony z przyczyny dopuszczonej przez przepisy. Nie można przypisać nowego pracownika do stanowiska, które faktycznie nie istniało, ani połączyć go z odejściem o nieporównywalnym zakresie zadań tylko dlatego, że daty są zbliżone.
Jeśli pracodawca nie może wykazać efektu zachęty żadną z metod, dofinansowanie na danego pracownika może nie przysługiwać. W takiej sytuacji dalsze wykazywanie pracownika zwiększa kwotę potencjalnego zwrotu. Potrzebna jest szybka analiza, ewentualne korekty i decyzja oparta na pełnym stanie faktycznym.
Najczęstszy praktyczny błąd
Firma sprawdza wzrost zatrudnienia tylko raz, ale nie zachowuje danych, z których wyszedł wynik. Po kilku latach osoby przygotowujące pierwotne wyliczenie już nie pracują, raport kadrowy ma inną konfigurację, a przyczyna rozwiązania wcześniejszej umowy znajduje się w osobnym archiwum. Prawidłowy wynik bez śladu audytowego staje się trudny do obrony. Dlatego dokumentacja jest równie ważna jak sama matematyka.