Kontrola PFRON może być kompleksowa, problemowa, sprawdzająca albo doraźna. Kontrolerzy działają na podstawie pisemnego upoważnienia, które określa zakres i termin. W przedsiębiorstwie Fundusz co do zasady zawiadamia o zamiarze kontroli, a czynności rozpoczynają się nie wcześniej niż po 7 dniach i nie później niż przed upływem 30 dni od doręczenia zawiadomienia, z wyjątkami wskazanymi w przepisach.
Najpierw przeczytaj zakres, nie kompletuj wszystkiego naraz
Zawiadomienie i upoważnienie wyznaczają ramy kontroli. Upoważnienie powinno wskazywać między innymi podstawę prawną, kontrolowany podmiot, zakres, miejsce, daty i osoby kontrolujące. Pierwszym krokiem jest więc przypisanie zakresu do konkretnych procesów: wpłat obowiązkowych, ulg INF-U, dofinansowań SODiR, refundacji albo innych środków Funduszu.
Chaotyczne przesłanie całego archiwum zwykle nie pomaga. Lepszy jest spis dokumentów z właścicielem, okresem i miejscem przechowywania. Każdy plik przekazany kontrolującym powinien być kopią wersji źródłowej, z zachowaniem informacji, kto i kiedy go udostępnił.
Cztery rodzaje kontroli
- kompleksowa — obejmuje całokształt działań w objętym ustawą zakresie,
- problemowa — dotyczy wybranego zadania lub grupy zadań,
- sprawdzająca — weryfikuje wykonanie zaleceń pokontrolnych,
- doraźna — bada konkretne zagadnienie wynikające na przykład ze skargi, wniosku lub pozyskanej informacji.
PFRON podaje, że kontrolę prowadzi zespół co najmniej dwóch kontrolujących. Może odbywać się w siedzibie lub miejscu prowadzenia działalności, a w określonych sytuacjach także w innym miejscu albo zdalnie za zgodą kontrolowanego.
Dokumenty, które najczęściej tworzą ścieżkę dowodową
Dokładna lista zależy od zakresu, lecz w firmie korzystającej z dofinansowań zwykle trzeba połączyć dokumentację pracowniczą z finansową. Do roboczego indeksu warto włączyć:
- umowy o pracę, aneksy i dokumenty dotyczące wymiaru etatu,
- orzeczenia oraz rejestr dat ich wpływu i ważności,
- listy płac, potwierdzenia wypłat i dokumenty opłacenia składek,
- miesięczne wyliczenia stanów zatrudnienia i wskaźników,
- Wn-D, INF-D-P, formularze pomocy publicznej i urzędowe potwierdzenia wysyłki,
- karty efektu zachęty i — gdy stosowano metodę jakościową — siatki wakatów,
- deklaracje i informacje z e-PFRON2 wraz z kalkulacjami,
- INF-U, faktury, umowy, dowody płatności i rejestry wykorzystania ulg.
Jedna osoba koordynuje, eksperci odpowiadają
Kontrolowany wskazuje osobę reprezentującą go w trakcie kontroli. W praktyce warto rozdzielić funkcję koordynatora od autorów merytorycznych. Koordynator prowadzi rejestr pytań, pilnuje wersji dokumentów i terminów. Kadry, płace, księgowość i osoba obsługująca PFRON przygotowują odpowiedzi w swoich obszarach. Dzięki temu Fundusz otrzymuje spójne informacje, a firma nie wysyła kilku różnych wersji tej samej kalkulacji.
Próbny audyt przed kontrolą
Jeśli zawiadomienie daje kilka dni na przygotowanie, nie należy wykorzystywać ich wyłącznie na skanowanie dokumentów. Najwięcej wartości daje szybki test na próbie okresów i pracowników. Wybierz miesiąc z dużą rotacją, pracownika z przedłużanym orzeczeniem, przypadek części etatu i jeden wniosek z efektem zachęty. Następnie odtwórz drogę od dokumentu kadrowego do formularza oraz od formularza do przelewu.
Rozbieżności podziel na trzy grupy: błąd bez wpływu finansowego, błąd wymagający wyjaśnienia oraz błąd mogący wymagać korekty i zwrotu. Nie każda różnica oznacza nieprawidłowość, ale każda powinna mieć właściciela i termin wyjaśnienia.
Prawa i obowiązki podczas czynności
Kontrolujący mają uprawnienia określone w ustawie i upoważnieniu, a firma ma obowiązek zapewnić warunki niezbędne do sprawnego przeprowadzenia kontroli. Jednocześnie podmiot powinien pilnować zakresu upoważnienia, ochrony danych osobowych i kompletności protokołu przekazania dokumentów. Odpowiedzi warto formułować rzeczowo: wskazać dokument, okres, metodę i osobę odpowiedzialną, zamiast dopowiadać przypuszczenia.
Co zrobić po kontroli
Wynik kontroli trzeba przełożyć na plan działania, a nie tylko odpowiedzieć na pojedyncze uwagi. Jeżeli problem powstał w sposobie raportowania, korekta jednego miesiąca nie wystarczy. Należy określić pełny okres ryzyka, poprawić instrukcję, przydzielić drugą kontrolę i zachować dowód wykonania zaleceń. To właśnie te materiały będą kluczowe przy kontroli sprawdzającej.