Firma może obniżyć obowiązkową wpłatę na PFRON po zakupie uprawnionej produkcji lub usługi — z wyłączeniem handlu — jeżeli spełnione są warunki ustawowe, należność została zapłacona terminowo, a sprzedający wystawił prawidłową informację INF-U. W jednym miesiącu obniżenie nie może przekroczyć 50% należnej wpłaty, a niewykorzystaną ulgę uzyskaną na obecnych zasadach można rozliczać przez 6 miesięcy.
Ulga nie wynika wyłącznie z faktury
Faktura i adnotacja sprzedawcy nie są jeszcze dowodem prawa do obniżenia wpłaty. Nabywca powinien dysponować informacją INF-U, potwierdzeniem terminowej zapłaty oraz dokumentami pozwalającymi powiązać ulgę z konkretnym zakupem. Znaczenie ma również przedmiot transakcji: ustawa obejmuje zakup produkcji lub usług, ale wyłącza handel.
Po stronie sprzedającego muszą być spełnione warunki dotyczące zatrudnienia. PFRON wskazuje między innymi próg co najmniej 25 etatów oraz wymagany 30-procentowy udział określonych grup pracowników z niepełnosprawnościami. Nabywca nie prowadzi pełnego audytu sprzedawcy przy każdej fakturze, ale nie powinien ignorować oczywistych niezgodności ani przyjmować INF-U bez kontroli formalnej.
Terminowa zapłata jest warunkiem, nie sugestią
Prawo do obniżenia zależy od terminowego uregulowania należności. Warto zatem porównać termin z faktury lub umowy z datą faktycznego obciążenia rachunku i zasadami zaliczania płatności. Przy kompensacie, płatności częściowej, korekcie albo sporze o należność sytuację trzeba przeanalizować oddzielnie. Samo oznaczenie faktury jako „zapłacona” w systemie księgowym nie zawsze wystarcza.
Sprzedający przekazuje INF-U po terminowym uregulowaniu należności, w terminie wynikającym z art. 22 ustawy. Nabywca powinien rejestrować datę otrzymania dokumentu, ponieważ od niej liczy się okres wykorzystania ulgi. PFRON podaje, że w jednym miesiącu można obniżyć wpłatę maksymalnie o 50%, a pozostałą część obecnej ulgi wykorzystać w ciągu 6 miesięcy od otrzymania informacji.
Jak sprawdzić INF-U przed księgowaniem
- porównaj dane nabywcy i sprzedającego z fakturą oraz rejestrem kontrahentów,
- sprawdź numer i datę dokumentu, okres oraz wskazaną kwotę obniżenia,
- potwierdź, że zakup dotyczył usługi własnej lub produkcji uprawnionego sprzedawcy, a nie handlu,
- połącz dokument z fakturą, umową i dowodem terminowej płatności,
- zapisz datę otrzymania i automatycznie wyznacz ostatni miesiąc wykorzystania,
- kontroluj limit 50% oddzielnie dla każdego miesiąca rozliczeniowego.
Nie rozliczaj ulgi „od najnowszej” bez reguły
Jeśli firma ma kilka informacji INF-U, rejestr powinien pokazywać kwotę początkową, kwoty wykorzystane w poszczególnych miesiącach, saldo i datę wygaśnięcia. W praktyce najlepiej przyjąć zasadę rozliczania najpierw dokumentów, których termin wykorzystania upływa najwcześniej. System powinien jednak zachować historię i umożliwiać odtworzenie, która część konkretnej informacji obniżyła konkretną deklarację.
Ryzyko po stronie nabywcy i sprzedawcy
Nabywca odpowiada za prawidłowe wykazanie obniżenia w swoim rozliczeniu. Sprzedający odpowiada za prawidłowe ustalenie i wystawienie informacji oraz przekazuje PFRON miesięczną informację INF-1-u wraz z kopiami wystawionych INF-U. Błąd sprzedawcy może więc uruchomić korekty po obu stronach. Z tego powodu w umowie handlowej warto opisać sposób przekazywania informacji o korektach i odpowiedzialność za dane potrzebne do weryfikacji.
Najbardziej ryzykowne są sytuacje, w których kwota ulgi jest traktowana jako element rabatu sprzedażowego. Ulga PFRON jest mechanizmem ustawowym, zależnym od rzeczywistych kosztów usługi własnej i struktury zatrudnienia sprzedającego. Nie powinna być obiecywana jako stały procent faktury bez bieżącego wyliczenia.
Co obejmuje audyt „Bezpieczna ulga”
Po stronie korzystającego sprawdza się rejestr INF-U, terminy płatności, limity miesięczne i ciągłość między dokumentami a deklaracjami. Po stronie udzielającego audyt obejmuje również warunki zatrudnienia, kwalifikację usługi własnej, dane kosztowe, sposób wyznaczenia kwoty oraz INF-1-u. W obu wariantach celem jest lista konkretnych korekt i procedura, która ogranicza powtarzanie błędów.